Materiał informacyjny

Źródło: materiały informacyjne Uczelni

Uniwersytet Warszawski, wzorem ponad 50 tysięcy organizacji na całym świecie, m.in. Massachusetts Institute of Technology, Universiteit van Amsterdam, Freie Universität Berlin, wprowadza nowy zintegrowany system zarządzania – SAP ERP – Enterprise Resource Planning.

Koniec z tabelkami, żmudnymi analizami i ręcznym przeszukiwaniem teczek. System SAP ERP umożliwia wszystkim pracownikom Uniwersytetu Warszawskiego integralny, szybszy, a jednocześnie w pełni bezpieczny dostęp do danych pozwalający na zwiększenie efektywności zarządzania uczelnią.

Generowanie analiz, raportów oraz kontrola nad danymi jeszcze nigdy nie były tak proste. Nowe narzędzie pracy dla administracji Uniwersytetu Warszawskiego zapewni:

• brak konieczności wielokrotnego wprowadzania danych,
• ułatwienie sprawozdawczości,
• uproszczenie i skrócenie procedur kadrowych.

Dostosowana do specyfiki pracy uczelni pomoc dla kadry naukowej i zarządzającej Uniwersytetu Warszawskiego pozwoli na:

• planowanie i kontrolowanie swojego budżetu,
• elastyczne dopasowanie zasobów ludzkich w jednostce zgodnie z potrzebami,
• łatwe prognozowanie wydatków poszczególnych działów.

Bezpieczna i sprawna samoobsługa pracowników Uniwersytetu Warszawskiego umożliwiająca:

• zaplanowanie urlopu,
• dostęp do informacji o swoich funduszach,
• wykonywanie analiz, projektowanie i wprowadzanie zmian organizacyjnych.

Korzystne zmiany dla całego Uniwersytetu Warszawskiego:

• uporządkowanie struktury organizacyjnej i zakresu kompetencji,
• optymalne wykorzystywanie zasobów uczelni oraz uporządkowanie procesów wewnętrznych,
• efektywne zarządzanie majątkiem, zwłaszcza nieruchomościami i prowadzonymi inwestycjami,
• poprawa przepływu informacji ważnych dla funkcjonowania uczelni,
• możliwość wydajnego prowadzenia analiz.

Projekt SAP na Uniwersytecie Warszawskim

Źródło: materiały informacyjne Uczelni

Na Uniwersytecie Warszawskim zakończyło się wdrożenie nowego systemu zarządzania oraz wspierającego go zintegrowanego systemu informatycznego SAP ERP. Nowy system ma za zadanie ułatwiać zarządzanie uczelnią, zapewniać przejrzystość i dostępność informacji, pozwolić na łatwiejsze podejmowanie decyzji strategicznych. W Polsce z systemu SAP ERP korzystają także Uniwersytet Jagielloński, Politechnika Warszawska, Uniwersytet Śląski, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej.

Prace nad wdrożeniem SAP ERP na UW przebiegały w kilku etapach. W 2012 roku uczelnia uzyskała na ten cel dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, będącego odpowiedzią na wyzwania, jakie przed państwami członkowskimi UE postawiła odnowiona Konwencja Lizbońska. Na konieczność zmian w sposobie zarządzania uczelnią miały również wpływ zmiany w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym. W przetargach przeprowadzonych w 2013 roku wybrana została platforma SAP ERP oraz konsorcjum firm wdrożeniowych: S&T wraz z Gavdi, Quercus, SI Consulting. Uzgadnianie koncepcji biznesowej, konfigurowanie oraz testowanie systemu odbywało się w latach 2014 - 2015. Pierwsze jednostki Uniwersytetu Warszawskiego zaczęły korzystać z systemu na początku 2016 roku, wszystkie jednostki zaczęły korzystać z systemu na początku 2017 roku.

Uniwersytet Warszawski z SAP-em

Źródło (23 czerwca 2015): http://www.pb.pl/4191611,19516,uniwersytet-warszawski-z-sap-em

Na Uniwersytecie Warszawskim trwają prace nad wdrażaniem nowego zintegrowanego systemu zarządzania SAP ERP. Ułatwi on pracę nie tylko pracownikom administracji UW, ale też jej kadrze naukowej i studentom. Zapewni przejrzystość i dostępność informacji oraz pozwoli na podwyższenie strategiczności podejmowanych decyzji. Do końca bieżącego roku odbędą się szkolenia pracownicze i testy platformy w Interdyscyplinarnym Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego UW. Wszystkie jednostki uczelni zaczną korzystać z systemu na początku 2016 r.

SAP ERP jako sprawny system zarządzania sprawdza się na świecie od ponad 12 lat. Korzysta z niego około 50 tysięcy organizacji, wśród nich 850 tysięcy uczelni i innych jednostek badawczych oraz naukowych. Są wśród nich m.in. Oracle, Microsoft, Asseco, Comarch, Massachusetts Institute of Technology, Universiteit van Amsterdam, Freie Universität Berlin, a w Polsce Uniwersytet Jagielloński, Marii Skłodowskiej Curie oraz Uniwersytet Śląski. Pracownicy polskich uczelni korzystających z SAP ERP doceniają możliwości sprawozdawcze systemu, dostęp do szerokiego wachlarza raportów oraz danych przy zachowaniu kontroli nad ich poprawnością, integralnością i poufnością.

OdSAPnijmy, czyli wszystko o SAP ERP

Źródło: materiały informacyjne Uczelni

SAP ERP na Uniwersytecie – podstawowe informacje

1 lipca 2013 – oficjalny start projektu

I poł. 2015 – wdrożenie systemu w jednej jednostce (Interdyscyplinarnym Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego)

rok akademicki 2014/2015 – zespół powołany przez rektora przygotuje projekt modelu zarządzania uczelnią uwzględniający zmiany związane z wprowadzeniem nowego systemu oraz z nowelizacjami prawa; projekt zostanie przedłożony Senatowi

rok 2015 – testy i szkolenia

1 stycznia 2016 – planowany koniec prac nad wprowadzeniem pierwszych modułów, start systemu na całej uczelni

5,8 mln zł – dofinansowanie dla UW otrzymane od NCBiR w ramach programu operacyjnego Kapitał Ludzki

SAP ERP – system wybrany w drodze przetargu

S&T – firma wybrana w przetargu, która skonfiguruje system zgodnie z potrzebami uczelni, S&T współpracować będzie podwykonawcami: Gavdi, Quercus, SI Consulting

Czym jest zintegrowany system zarządzania?

Skrót ERP oznacza Enterprise Resource Planning. Platformy tego typu oferują wiele modułów tematycznych, pozwalających obsługiwać właściwie każdą sferę działalności instytucji. System zbudowany jest z różnych tematycznych aplikacji działających w oparciu o wspólną bazę danych; wystarczy, że jeden użytkownik wprowadzi informacje i natychmiast są one widoczne w całym systemie dla wszystkich. Zaletą rozwiązań ERP jest to, że pozwalają prowadzić analizy porównawcze, umożliwiają łatwe i szybkie łączenie i syntetyzowanie danych.

Nasza uczelnia na razie korzystać będzie z modułów: kadry, płace, finanse i księgowość. W kolejnym etapie system posłuży też do zarządzania nieruchomościami.

System marki SAP, który będzie wykorzystywany przez Uniwersytet jest szeroko rozpowszechniony. Z rozwiązań tej firmy korzysta 50 tys. organizacji na całym świecie, wśród nich jest 850 instytucji badawczych i edukacyjnych. W Polsce klientami SAP są m.in. uniwersytety: Jagielloński, Marii Skłodowskiej-Curie oraz Śląski.

Czy nowy system zmieni uczelnię?

Źródło (19 czerwca 2015): http://www.uw.edu.pl/czy-nowy-system-zmieni-uczelnie/

Jak znaleźć złoty środek pomiędzy brakiem informacji a utonięciem w morzu danych, czyli jakie wyzwania czekają nas przed rozpoczęciem działania nowego systemu zarządzania uczelnią – rozmowa z prof. Anną Gizą-Poleszczuk, prorektor UW ds. rozwoju i polityki finansowej.

W styczniu 2016 rok wystartuje na uczelni nowy system informatyczny. Czy będzie to jedynie zmiana „techniczna”, odczuwana tylko przez pracowników, którzy na co dzień będą używać SAP ERP? Czy może być to impuls do większych zmian na uczelni?

W warstwie czysto technicznej nie zmieni się wiele. Pracownicy, którzy wcześniej księgowali dokumenty w HMS, teraz będą księgować je w SAPERP. Konieczny będzie dla nich okres przejściowy, bo oczywiście niezbędne są szkolenia. Ale wdrożenie nowego systemu samo w sobie nie zmieni uczelni, nie będzie instrumentem naszego rozwoju. Stanie się nim dopiero wtedy, gdy zrozumiemy, że mamy teraz techniczną możliwość otrzymania określonych danych. Narzędzie informatyczne jest tylko tyle warte, ile potrafimy z niego wyciągnąć. Excel sam nie przyniesie nam znakomitych analiz, musimy umieć i chcieć ich dokonać, wykorzystując możliwości Excela. Zadanie, które nas czeka w tym roku, to przemyślenie, co chcemy wiedzieć o uczelni, dlaczego i co z tymi informacjami zrobimy. Dopiero wtedy możemy zaplanować, jakie raporty i informacje będziemy pozyskiwać z systemu. Wszyscy wiemy, że bardzo łatwo jest wyprodukować tzw. data dump, czyli nazbierać dane bez ładu i składu, np. jaki odsetek studentów ma rude włosy, a ilu przyjeżdża na zajęcia samochodami. Tylko po co?

Kolejny krok w stronę ERP

Źródło (20 lutego 2014): http://www.uw.edu.pl/kolejny-krok-w-strone-sap/

W 2013 roku Uniwersytet rozpoczął przygotowania do wprowadzenia zintegrowanego systemu zarządzania. Uczelnia uzyskała na ten cel 5,8 mln zł dofinansowania w ramach unijnego programu „Kapitał ludzki”. Odbyły się dwa przetargi, w pierwszym wyłoniono system, który będzie stosowany na UW – SAP ERP. W drugim przetargu, przeprowadzonym pod koniec roku, wybrano firmę, która skonfiguruje system zgodnie z potrzebami uczelni. Jest nią S&T, wraz z podwykonawcami: Gavdi, Quercus, SI Consulting.

Czym jest zintegrowany system zarządzania?

Skrót ERP oznacza Enterprise Resource Planning. Platformy tego typu oferują wiele modułów tematycznych, pozwalających obsługiwać właściwie każdą sferę działalności instytucji. Nasza uczelnia na razie korzystać będzie z dwóch modułów: kadry i płace oraz finanse i majątek. System markiSAP, który będzie wykorzystywany przez Uniwersytet jest szeroko rozpowszechniony. Z rozwiązań tej firmy korzysta 50 tys. organizacji na całym świecie, wśród nich jest 850 instytucji badawczych i edukacyjnych. W Polsce klientami SAP są m.in. uniwersytety Jagielloński, Marii Skłodowskiej-Curie oraz Śląski.

Jak przebiega proces wprowadzenia systemu?

Wprowadzenie systemu zintegrowanego jest zawsze bardzo czasochłonne i przebiega na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze konieczne jest skonfigurowanie informatycznego narzędzia. Na Uniwersytecie przyjęto formułę polegającą na wykorzystaniu gotowego rozwiązania i dostosowaniu go do potrzeb uczelni, co oznacza, że najpierw zainstalowana zostanie platforma uwzględniająca ogólne założenia zarządzania UW, a następnie wprowadzane będą poprawki, dzięki któremu system zostanie dostosowany do naszych szczegółowych potrzeb.